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  档案知识(三)
发布时间:2012年04月08日      

1、全宗( fonds 一个机关、单位或个人在社会活动中形成的档案的有机整体,是档案的基本分类和管理单位,也是国家档案全 宗 组成的基本单位。全宗是整理档案来源原则的重要体现和方法,在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。

全宗最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的,在 1841 4 24 日颁布的《各省和各地区档案整理和分类的基本条例》中首次提出,后为许多国家采取,逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。法文 fonds 一词,原为“土地”、“基金”、“宝库”等意,用于档案学有时附加限定词,如 fonds d'archives (档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法, 1995 年后全国统一改为“全宗”。在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思,因而惯称相关事件的一组文件,以至泛称档案,均谓卷宗。“全宗”的字面意义,就是全部卷宗。

2、全宗的成分和要求 一个全宗的档案是历史上形成的,它由特定的来源单位在履行职能任务过程中积累下来的原始记录,组成不可分割的有机体系。其成分包括机关的普通档案和专门档案,各种记录方式、各种载体和文种形式的内部文件、收件和发文存搞。全宗是档案馆对档案进行整理分类、编目和日常管理,以及国家对档案进行统计监督的基本单位。在档案的整理、流转和保管过程中,同一全宗的档案不得分散,不同全宗的档案不得混杂,这称作档案管理中的全宗不可分散性原则。

 3、全宗构成条件和立档单位 在通常的情况下,一个独立从事活动的单位,如国家机关的部、局、厅,一个工厂、学校,所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构,如业务处、科、室,所形成的档案则作为相应的全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称作“全宗构成者”,在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限,即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位,这通常被称为全宗构成者的条件,或立档单位的条件。立档单位的主要标志是他们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位,它所形成的档案即构成全宗:(一)可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;(二)是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;(三)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。上述三个方面往往是相互依存,也有时并不完全具备,其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后,对整理完毕的每个档案全宗,均冠以立档单位的名称。“××省教育厅全宗”,并编与一个全宗号。

4、全宗的形式 主要分为常规全宗和特殊形式的全宗两种类型:常规全宗即一般情况下的独立全宗,有的国家也称其为标准全宗;在难以区分或不必要区分独立全宗的情况下,则采取联合全宗、全宗汇集和档案汇集等办法,作为全宗的特殊形式。



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