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  档案知识(一)
发布时间:2012年04月08日      

一、档案的定义

《档案法》第二条明确规定,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。有时也称之为档案实体。

殷商甲骨档案是我国迄今有实物留存的最古老档案。此外,还有金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸张档案等。

兰台:汉代中央档案、图书库,隶属御史府。班固曾任兰台令史,利用兰台档案典籍修《汉书》,故后世也称史官为兰台,并誉档案工作为兰台传统。

    二、档案的属性

    档案除具有原始记录性这一本质属性外,也有一般的属性,知识属性和信息属性,是档案的两个重要属性。

    三、档案与文件的联系与区别

    档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身,档案是文件的归宿。

    四、档案与资料的联系与区别

    档案和资料都是知识的载体,都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件,在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于:

    1、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案;资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。

    2、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录,因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料,对本单位的活动不具有凭证作用。

    五、档案的分类

    按照档案形成的不同领域,档案可分为文书档案、科技档案(如基建设备档案)、专门档案(如会计档案、诉讼档案等)。

    按照档案载体形式划分,可分为纸质档案和特殊载体档案(包括声像档案、机读档案、实物档案等)。

    六、档案的作用

    档案之所以需要保存,并且能够世代流传,是因为它具备特有的作用。

    1、是机关工作的凭据。档案是机关过去工作活动的记录,又是机关日后继续工作的重要条件。利用档案,有助于提高机关工作效率和工作质量。

    2、是生产建设的参考依据。档案反映了经济活动的情况,能为以经济建设为中心的现代化建设提供档案信息,对制订经济计划、检查和总结、推广先进生产技术和管理经验,以及防止自然灾害等方面,都是重要的参考材料。

    3、科学研究的可靠材料。档案记录了前人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容,任何科学研究都离不开档案,尤其是历史科学研究,在我国凡对历史研究有成效者,莫不得力于档案。

    4、是政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的发展状况,这些材料,自古以来就是阶级统治和政治斗争的工具。在阶级社会里,国家机关形成的档案,总是代表着统治阶级的意志,记录着统治阶级在统治时期的各方面活动的历史真实。我们党和国家一向重视利用档案作为政治斗争的可靠依据和锐利武器。

    5、是宣传教育的生动素材。利用档案写回忆录、著书立说、演讲报告、举办各种展览等,可以用来对人民进行革命传统教育,爱国主义教育。

    七、档案作用的性质

    档案作用的性质概括起来有两个方面:一是凭证作用,二是参考作用。

    1、档案是历史的真实凭证

    俗话说:“空口无凭,立字为证”,或说“口为空,字为宗”,这个“字”往往就是指文书,指的是档案。档案所以有凭证作用,这是由于档案的形成和档案本身的特点决定的。首先,从档案的形成来看,由于它是从当时直接使用的文件转化而来,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。其次,从档案的形式上看,文件上保留着真实的历史标记。如当事人的手稿,签署,机关或个人的印信,还有的是原来形象的照片和原声的录音。

    2、档案是第一手的参考材料

档案不仅记录了历史活动的事实经过,而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺术中的创作成果。因此,它对于人们查考既往情况,掌握历史材料,研究有关事物的发展规律,具有广泛的参考作用。

    八、立档单位

    形成全宗的单位,称为立档单位,又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有:

    1、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;

    2、是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;

    3、设有专门管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

    九、国家档案全宗的含义

    国家档案全宗是指归档国家所有的,由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念,主要包括两个问题:一是它的实质,一是它的构成。

国家档案全宗的实质,是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分:

    1、中华人民共和国时期的档案

    2、革命历史档案

    3、旧政权时期的档案

    中华人民共和国时期的档案,包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案,以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。

    革命历史档案,主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前,整个新民主主义革命时期内,中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。

    旧政权时期的档案,包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案,以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。

    十、档案工作的内容

档案工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。  

档案业务六项工作解释:

    1、档案收集工作,就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料,按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾,它是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节,也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。

    2、档案整理工作,是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目,使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。

    3、档案鉴定工作,是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用,通过甄别档案的价值,确定期保管期限,把已失去价值的档案剔除销毁。

    4、档案保管工作,是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因,档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务,就是克服与限制损毁档案的各种因素,努力延长档案的寿命,维护档案的完整与安全。

    5、档案的统计工作,是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。

    6、档案的编目和利用工作。为了满足特定的各种利用要求,需要为提供档案准备好直接的辅助手段,并通过各种方式实际地提供档案和有关资料,这就形成了档案的编目和提供利用工作。

    十一、档案工作的性质

    档案工作是一项很重要的专门事业,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作必要条件。做好档案工作,不仅是当前工作的需要,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。其基本性质是:

    1、档案工作是一项管理性的科学性的工作

    一方面,就总的档案工作看来,档案工作是专门负责管理历史文献——档案的一种独立的专业,属于国家科学文化事业的组成部分。另一方面,从特定的部门、一定单位的档案工作来看,它又是某种工作管理的组成部分。档案,就其保存和流转归宿的程序,可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案,是本单位职能活动的历史记录,档案室工作既是档案事业的组成部分,又是机关或单位秘书工作的一部分。

    2、档案工作是一项服务性的条件性的工作

    从档案工作同其他工作的关系来说,它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作,但是档案部门研究档案、进行编著等活动,其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要,为党和国家各项工作提供档案材料。

    档案工作的服务性,是档案工作赖以存在和发展的基本因素。

    3、档案工作是一项政治性的工作

档案工作的政治性表现在档案为谁所有,为谁服务,受到什么阶级利益的制约。在我国,档案工作不是一般的服务性行业,它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中,档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。

    档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性,是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。

    十二、档案工作的基本原则

    为了适应社会主义事业发展的需要,统一指导全国档案工作,在长期的实践过程中,逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则,这个基本原则是:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。

    这一原则的基本思想包括三个方面:

    第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理,即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导,是社会主义社会的必然产物,它以社会主义的经济、政治制度为前提,并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲,就是:

    1、各单位各种门类和载体的档案,均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的,由各级档案馆集中保管。

    2、全国档案工作,由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。

    3、全国档案工作统一于党的领导。

    第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整,有两个方面的含义:一方面,从数量上,要保证档案的齐全,不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,不能人为地割裂分散,或者零乱堆砌。维护档案的安全,也有两方面的含义:一方面,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要维护档案免遭意外的破坏,不失密。

    第三、体现了档案工作的根本目的,规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案,是档案工作的出发点,并且支配档案工作的全过程。

    十三、档案室的性质

    档案室是管理本单位形成的档案,并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作,具有自己的特殊性质。

    1、档案室工作是史料性工作,是维护单位历史真实面貌的重要工作。

    档案是单位各方面工作活动的真实记录。它记述了党和政府的方针政策和人们进行工作的思想意图,成功的经验和失败的教训,反映了一定历史阶段的社会政治、经济和文化状况。档案室的工作就是收集和管理这些档案,维护档案的完整和安全,使档案再现当时的历史面貌,从而保障单位历史的延续和发展。

    2、档案室工作是条件性工作,是提高单位工作效率和工作质量的重要条件。

    各单位的工作,是延续不断地进行,档案是前人智慧的结晶,今天的工作要借鉴过去的经验,一个人的记忆有限,要靠查考档案。制订计划、总结工作、执行政策、处理各种问题等,都要查考档案。档案室为单位工作人员提供科学的依据和准确的信息,减少无效劳动和重复劳动。

    3、档案室是服务性的工作,是单位业务工作的组成部分。

    档案室工作,一方面为单位工作服务,另一方面为有关单位提供材料,当然首先是为本单位的领导工作服务。为领导提供过去的工作情况、材料、数据,以便领导查考,帮助领导及时地作出决策,处理问题。其次,各业务部门在进行工作中,也都需要查考利用档案。在许多专业主管机关,档案室是一个必不可少的业务环节,本身就是业务活动不可分割的一部分。比如公安机关、检察院、法院形成的诉讼、案件档案,是立案审判过程的记录和反映,是进行审判工作的工具。

    4、档案室工作是社会各项事业同档案工作联系的纽带之一。

    社会各项事业同档案工作是性质、对象、任务不同的工作,但是,无论哪一个部门,哪一个行业的工作,必须产生档案、利用档案。所以,社会各项事业同档案工作有着必然的联系,档案室工作正是维系这种联系的纽带。各级档案行政管理部门通过这个纽带,可以将监督、指导的职责在各单位落实,使社会各项事业的活动记录,研究成果得到安全维护,社会各部门、各行业也可以通过这个纽带了解档案工作、认识档案工作。从而支持档案工作。

    5、档案室工作是国家档案事业的基础。

    在整个国家档案事业中,档案室工作处于一个相当重要的地位。①档案室保管的档案是国家档案事业的物质基础。全国档案室保存档案的总和,是国家全部档案的主要组成部分。整个国家档案的完整程度和延续积累,首先取决于档案室,它是国家档案资源延续和国家档案文化财富积累的主要源泉。②档案室工作是国家档案事业的工作基础。在全国档案事业管理体系中,档案室保存的档案数量最多,发挥的现实作用最大,而且档案室机构和从业人员也最多,因此,档案室工作的质量和水平,对整个国家档案工作的质量和水平有着重要的影响。③档案室工作是国家档案馆工作发展的前提。从档案事业发展史上看,档案室先于档案馆产生。可以说,没有档案室工作的不断发展,就没有国家档案馆的产生和发展。正是无数个档案室源源不断地向国家档案馆输送补充档案,档案馆工作才有可能在不断丰富馆藏的基础上提高和发展。

    十四、档案室的地位

    档案室的各单位中的地位,既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位,也不是处在可有可无的低微地位,而是处在单位办公室(秘书科)内的与各业务部门有密切联系的地位。有的档案室是独立的职能部门,处在与各业务部门同等的地位。但是,它不同于直接从事物质生产的部门,而是为生产部门提供条件的后勤部门;它不同于履行单位主要职能的部门,而是为职能部门服务的辅助部门;它不同于直接创造精神财富的部门,而是精神财富的储存保管部门。因此,不能把档案室的地位提得过高,也不能把档案室的地位放得过低。过高了,不符合实际情况;过低了,不利于档案工作的开展。要正确认识档案室工作是单位各项工作中不可缺少的环节,把档案室放在适当的应有的地位上。

    十五、档案室的任务

    档案室工作,是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务。《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》,对档案室的任务都作了明确规定,其基本任务有五个方面:

    1、贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全档案工作的各项规章制度。档案室是国家档案事业的基层组织,必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策,依法从事本单位的档案工作,这是做好档案室工作的基本前提。同时,为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策,档案室还应该采取一系列有效的措施,建立健全本单位档案工作的规章制度,使本单位的档案工作有章可循,从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道,这是开展档案室工作的基本保证。

    2、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案,来源于本单位文书部门和业务部门,案卷质量的高低,与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求,档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导,以保证归档案卷的质量,这是国家赋予档案室的权力。

    3、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。因此,要创造良好的基础和物质条件,确保档案的完整与安全。管理是手段,利用是目的。档案室工作的根本目的,就是充分发挥档案的作用,为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效,是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏,直接影响档案室的发展,影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用,就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点,编制各种检索工具和参考资料,开展各种利用工作,变被动服务为主动服务。

    4、对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则,各专业主管机关的档案部门,除管理好本单位的档案外,还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

    5、依法向档案馆移交档案。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案,一方面,它是本单位形成的,对本单位有用,要在本单位保存;另一方面,它又是国家的,对国家各项工作有用,又需要移交给国家档案馆保存,在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。按照《机关档案工作条例规定》,“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右;省辖市(州、盟)和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右,连同目录数据库软盘、案卷目录(一式三份)和有关的检索工具、参考资料,一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体,应统一向一个档案馆移交。”

    档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案,而且移交的档案要符合一定的质量要求。在移交前,要根据档案馆接收档案的要求,进行以下方面的工作:

    ①根据国家档案局制订的档案保管期限表,对本单位保存的应该移交的档案进行鉴定,确定移交范围;

    ②对应移交的档案进行质量检查,对不符合要求的案卷进行必要的加工调整;

    ③对发现遗缺未归档的文件材料要进行收齐补充;

    ④对案卷内字迹褪色洇化的材料要进行登记修复;

    ⑤修改或重新编制检索工具和有关的参考资料。

    准备工作做好后,经过档案馆验收,认为合格,双方办理交接手续。

    6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

    十六、档案工作人员的职业道德建设

    档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是党和国家各项建设事业必不可少的环节。加强档案工作人员职业道德建设,对于充分发挥档案工作的作用,使档案工作更好地为两个文明建设服务,具有重要意义。要做好档案工作,对档案工作人员职业道德的基本素质有以下要求:

    1、档案工作人员要富有理想、坚定信念;

    2、档案工作人员要热爱祖国,遵守公德;

    3、档案工作人员要忠于职守,忠诚事业;

    4、档案工作人员要服务周到,全心全意;

    5、档案工作人员要遵守法纪,保守秘密。遵守法纪,保守秘密,是档案工作人员最基本的道德要求;

    6、档案工作人员要钻研业务,勇于实践;

    7、档案工作人员要熟悉新设备,掌握新技术。



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