1、凡学院教职员工、学生及外单位人员因工作、学习需要查阅档案时，应持身份证、工作证、学生证或介绍信等有效证件办理查阅手续，查阅重要档案材料须经主管院领导批准。
2、如需复印或摘抄档案，须经学院主管领导同意。复印材料由档案管理人员办理。摘抄材料由档案管理人员认真审查核对，不得有误。
3、借阅财务、人事、基建、科研档案必须经财务处等主管部门负责人批准，由其派专职人员负责查阅。如有特殊需要可将原件复制，但不可以拆卷、涂改、抽页。
4、借阅档案必须进行登记签名，查阅者利用档案后需填写《利用效果登记表》由档案室存查。
5、档案原则上不借出，均在档案室内查阅，如遇特殊情况需借出，须经办公室主任或主管院长批准。
6、借阅人要爱护档案，不得损坏和丢失，不得转借他人，不准带到公共场所，查阅档案要严格执行安全保密制度。
7、借阅档案材料应及时归还，借阅时间不得超过一周，特殊情况须经主管院领导批准同意，办理续借手续。节假日或借阅人员出差之前，应将档案材料归还档案室。
8、档案室工作人员对借阅归还的档案，应认真检查，核对无误后办理注销手续，如发现有损坏、丢失情况，视情节给予相应纪律处分。