第一章  总  则
     一、为提高哈尔滨职业技术学院教育发展基金会档案管理水平,充分发挥档案为基金会开展各项工作服务的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《黑龙江省档案管理条例》等规定,结合基金会实际,制定本办法。
     二、本办法的档案是指基金会开展各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
     三、档案工作是维护基金会历史真实面貌的重要基础工作。档案工作实行统一领导,集中管理的原则,以维护档案的完整与安全, 有利于档案的开发和利用。
第二章  档案员工作职责
     四、在综合档案室指导下,贯彻执行档案工作的政策和规定,负责基金会类文件材料的立卷归档工作。
     五、制订基金会档案工作规章制度、工作计划,并组织实施。
     六、集中保管基金会档案,并按有关规定向综合档案室移交档案。
     七、保证基金会档案的完整、准确、系统、安全和保密。
第三章  档案收集
     八、根据《高等学校档案实体分类法》规定和基金会开展活动具体情况,按设备、财会、声像、实物等进行归档。以上类别归档范围包括纸质、照片、底片、磁盘、光盘、录音带、录像带等各种形式和载体的文件材料。
     九、各部门必须按照规定要求,将在基金会开展活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料,收集齐全, 整理立卷后向综合档案室移交,任何部门和个人都不得以使用方便为由私自保存拒绝归档。
第四章  档案管理
     十、综合档案室对移交来的各门类档案按有关规定及时进行分类检索编目,对零散收集的档案资料, 要妥善保管并按年度及时整理立卷。
     十一、综合档案室按照档案统计制度,对档案的收进、移出、利用情况进行统计,并按规定向上级业务部门报送档案工作情况统计表。
     十二、综合档案室对归档案卷划分保管期限。
     十三、保密档案严格执行档案借阅制度。保密档案原则上不借阅,确因工作需要必须查阅的保密档案, 须经相关领导签字同意,并限制在阅文室内查阅有关的部分。对必须借出的档案,按规定在办妥有关的手续后,严格控制借出时间。
     十四、档案工作人员要定期检查档案的保管状况,做到抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“十防”。
     十五、综合档案室实行专用库房、专用的阅档室和专用的整理室三分开,档案库房为机要重地,非工作人员不得入内。
第五章  档案利用
     十六、基金会档案主要为基金会开展各项工作服务,除少数(保密)档案有规定的外,均可查询借阅。
     十七、综合档案室按照档案借阅利用制度,提供检索工具,为利用者提供方便。
     十八、凡有合法证明的单位和个人,征得相关领导同意后,可查阅、摘录和复制档案。
     十九、对借出的档案,综合档案室要及时催还,发现损坏或丢失, 应查清原因并提交书面报告。基金会根据不同情况,按规定严肃处理。
第六章  附  则
     二十、本办法由基金会秘书处负责解释,自公布之日起施行。


 


 

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