哈尔滨职业技术学院教育发展基金会(以下简称基金会)秘书处是基金会的常设办公机构,负责基金会的日常事务。秘书处下设行政部、财务部和项目部三个部门。
     一、秘书处工作职责:
      1.筹备组织召开理事会会议、理事长办公会,并组织实施理事会及理事长办公会决议。
      2.起草基金会内部管理规章制度,报理事会审批。
      3.制定基金筹集、管理和使用计划并组织实施。
      4.合法、安全、有效地运作资金,实现基金的保值增值。
      5.组织、实施与学校的建设和发展相关的公益项目活动计划。

      6.受理捐赠并举行相应的礼遇活动。
      7.对资助项目的实施进行跟踪、检查、监督。
      8.做好基金会的校内外宣传工作,广泛争取社会各界对学校办学的支持。

      9.编写基金会年度工作报告以及编制下一年度工作计划。

      10.聘用专职工作人员、报理事长办公会批准。

      11.负责处理基金会的日常工作和教育发展基金会网站的维护更新等。
      12.章程及理事会、理事长办公会赋予的其他职权。
            秘书处日常工作由秘书长负责,行使基金会《章程》规定的职权,秘书处具体日常工作分别由行政部、财务部、项目部三个办事机构承担。
    二、行政部工作职责:
     1.制定基金会年度工作计划、编制年度工作报告以及起草各类文件文稿和领导重要讲话。
     2.负责基金会理事会、理事长办公会的具体组织工作,编印会议纪要,督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实。
     3.负责基金会的内部协调以及基金会与学校各部门、各单位的协调工作和其它事宜。
     4.负责组织基金会大型活动和重要仪式,以及日常来宾接待工作。
     5.开展对外联络,扩大对外宣传。
     6.负责基金会印章保管、使用和各类档案的管理工作。
     7.负责基金会的信息、统计工作;编写基金会大事记。
     8.负责基金会网站的建设和日常维护。
     9.按照《基金会信息公布办法》的规定,定期向社会公布基金会有关信息。
    10.管理基金会内务,包括固定资产及办公物品的配备和管理,报刊的征订,信函的收发,办公场所的维护,车辆的管理等。
    11.完成基金会领导交办的其他工作。
    三、财务部工作职责:
     1.起草基金会财务管理办法和内部会计监督制度。
     2.负责基金会日常财务会计、出纳工作。办理各类捐赠款(物)的托收手续,做好每一笔款项的存款和转帐等工作做到账目清楚、准确无误,保证各笔资金和各项基金的管理与使用符合财务制度的规定;保证各类基金会计档案合法、真实、完整、准确。
     3.编制基金会上年度经费收支决算和本年度经费收支计划。
     4.编制基金会财务会计报告及各类财务报表,编制基金会年度财产清册。
     5.根据章程规定,按照理事会决议要求,合法、安全、高效地运作资金,实现资金的保值增值。
     6. 配合做好基金会接受上级管理部门实施的定期审计、年检和评估工作。
     7.完成基金会领导交办的其他工作。
    四、项目部工作职责:
     1.负责起草基金项目的合作协议、管理办法等有关文稿。
     2.负责基金项目的规划、洽谈、考察论证和审批立项工作。
     3.负责基金项目的具体组织实施,包括协助学校有关部门做好奖学、奖教、助学金的评定和发放工作,以及落实支持学校建设和发展的其他公益支出项目。
     4.负责管理基金项目的运作,监督基金项目的实施情况,努力提高基金使用效益。
     5.健全捐赠档案管理,做好基金会捐资助学等各类信息统计工作。
     6.负责开展教育、培训、咨询等工作。
     7.负责开展与捐赠方、受捐方的接洽、联谊活动。
     8.完成基金会领导交办的其他工作。


 

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